🗂️ Tema 11: Concepto de documento, registro y archivo. Documentación de uso de las instituciones sanitarias

Auxiliar Administrativo/a · Servicio Canario de la Salud · Bloque I

Resumen

Documento: toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier soporte, incluidos los informáticos (Ley 16/1985, art. 49). Documento público administrativo: el válidamente emitido por los órganos de las Administraciones; se emite por escrito y por medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma (Ley 39/2015, art. 26). El documento electrónico válido contiene información en soporte electrónico, datos de identificación, referencia temporal, metadatos mínimos y las firmas que correspondan.

Registro (Ley 39/2015, art. 16): cada Administración tiene un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento que se presente o reciba, y puede anotarse la salida. Los asientos se anotan por orden temporal de recepción o salida, con número, epígrafe, fecha y hora, identificación del interesado, órgano remitente y destinatario; se emite un recibo automático. Los documentos pueden presentarse en el registro electrónico de cualquier Administración, en Correos, en las oficinas consulares y en las oficinas de asistencia en materia de registros, que digitalizan lo presentado en papel y devuelven los originales.

Archivo: cada Administración mantiene un archivo electrónico único de los documentos de procedimientos finalizados, en formatos que garanticen autenticidad, integridad y conservación (art. 17). El RD 1708/2011 define el archivo como conjunto orgánico de documentos y como institución; el ciclo vital de los documentos (etapas desde que se producen hasta su eliminación o conservación permanente) y el calendario de conservación. Clases de archivo según el ciclo vital: de oficina o de gestión (documentos en tramitación o de consulta continua), central (tras finalizar la tramitación), intermedio y histórico. El archivo de gestión transfiere al central según el calendario y elimina antes los documentos de apoyo informativo.

Criterios de ordenación habituales en las oficinas: alfabético (por apellidos o nombres), numérico (por número de historia, de expediente o de registro), cronológico (por fechas), geográfico y por materias; suelen combinarse (por ejemplo, numérico dentro de cada año).

Documentación en las instituciones sanitarias: administrativa (registros, expedientes, facturación, personal) y clínica. En los hospitales, la Admisión, recepción e información dependen de la Gerencia y la Documentación y archivo clínico de la División Médica (RD 521/1987); todo ingreso o consulta se hace a través del Servicio de Admisión.

Historia clínica (Ley 41/2002): conjunto de documentos de los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los profesionales que intervienen, integrada al menos en cada centro. Cada centro la archiva, en cualquier soporte, garantizando su seguridad, conservación y recuperación. Contenido mínimo: hoja clinicoestadística, autorización de ingreso, informe de urgencia, anamnesis y exploración, evolución, órdenes médicas, hoja de interconsulta, informes de exploraciones complementarias, consentimiento informado, informes de anestesia, quirófano o parto y anatomía patológica, cuidados y aplicación terapéutica de enfermería, gráfico de constantes e informe de alta. El personal de administración y gestión solo accede a los datos relacionados con sus funciones y todo el que accede está sujeto al secreto.

Claves para el examen

• Documento (Ley 16/1985): cualquier expresión en cualquier soporte, incluso informático; se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
• Documento público administrativo: válidamente emitido por los órganos de las Administraciones; por escrito y electrónico.
• Registro Electrónico General: asiento de todo documento presentado o recibido, por orden temporal, con recibo automático.
• Archivo electrónico único para los documentos de procedimientos finalizados.
• Ciclo vital: oficina o gestión → central → intermedio → histórico.
• El archivo de gestión elimina los documentos de apoyo informativo antes de transferir al central.
• Hospital: Admisión depende de la Gerencia; Documentación y archivo clínico, de la División Médica.
• HC: archivada en cualquier soporte; personal administrativo solo accede a lo relacionado con sus funciones.

📚 Normativa del tema

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE-A-1985-12534, texto consolidado)
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE-A-2015-10565, texto consolidado)
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (BOE-A-2011-18541, texto consolidado)
• Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica (BOE-A-2002-22188, texto consolidado)
• Real Decreto 521/1987, de 15 de abril, Reglamento sobre estructura, organización y funcionamiento de los hospitales gestionados por el Instituto Nacional de la Salud (BOE-A-1987-9351, texto consolidado)

📲 Compártelo con quien prepare la oposición: WhatsApp · Telegram

← Tema 10 · Tema 12 →