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🗂️ Tema 21: Los sistemas ofimáticos. Procesadores de texto

Auxiliar Administrativo/a · Servicio Canario de la Salud · Bloque I

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Qué entra en este tema

Los sistemas ofimáticos. Procesadores de texto: concepto, funcionalidades principales, plantillas, combinación de correspondencia. Bases de Datos: concepto, funcionalidades, tablas, formularios, consultas, informes, relaciones. Hojas de Cálculo: concepto, funcionalidades, tablas dinámicas, funciones, gráficos. Presentaciones: concepto y funcionalidades principales.

Resumen

Los sistemas ofimáticos agrupan las aplicaciones de oficina: procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos y presentaciones. Las preguntas se apoyan en el material oficial de ofimática de la Administración gallega (CODIX, Amtega, con LibreOffice), que es material público y gratuito; los conceptos valen igual para Microsoft Office (Word, Excel, Access y PowerPoint), que es el paquete que usa buena parte del SCS.

Procesador de textos: al abrirlo aparece el modelo normal o patrón por defecto. Un modelo (plantilla) es un documento predeseñado que fija las opciones de partida de los documentos nuevos; se usa para impresos, formularios y documentos tipo en los que solo cambian algunos datos. En Writer los modelos tienen la extensión .ott y se gestionan desde el Gestor de modelos (importar, eliminar, ordenar y buscar). La combinación de correspondencia genera documentos personalizados a partir de un documento principal y una fuente de datos (hoja de cálculo, texto o base de datos); así se crean cartas, sobres, etiquetas o correos masivos. La fuente de datos debe registrarse antes; con F4 se abre el visor de bases de datos.

Hoja de cálculo: una función es una expresión predefinida que opera con uno o más valores y devuelve el resultado en la celda; se insertan desde el menú o con el Asistente de funciones. Los gráficos se crean con un asistente (tipos: columna, barra, sector, área, línea, XY dispersión, burbuja, red, cotizaciones y columna y línea), se redibujan al cambiar los datos y tienen título, subtítulo, leyenda y ejes. Con los datos se puede ordenar, filtrar (filtro automático, estándar y avanzado) y calcular subtotales. Las tablas dinámicas (en Calc, «tabla dinámica» o «piloto de datos») resumen grandes listas agrupando y cruzando campos.

Base de datos: conjunto de datos relacionados entre sí. Registro: cada grupo de datos de una misma persona u objeto (fila). Campo: cada dato de un registro (columna). Objetos: tablas (guardan los datos), consultas o vistas (buscan y recuperan información, y pueden actualizar o borrar registros y calcular), formularios (muestran los datos con un formato cómodo y permiten añadir, modificar o buscar) e informes (dan formato a listados para imprimir, con agrupamientos, orden y cálculos). La clave primaria hace único cada registro: no admite duplicados ni nulos y sirve para relacionar tablas. Relaciones: uno a uno, uno a varios (la tabla 1 es la primaria) y varios a varios (necesita una tabla intermedia de relación).

Presentaciones (Impress o PowerPoint): archivos formados por diapositivas con texto, imágenes, gráficos y efectos de transición y animación; se trabaja con patrones o diseños de diapositiva y se proyectan en modo presentación. Este apartado no tiene preguntas propias porque el material oficial disponible no lo desarrolla.

Claves para el examen

💡 Truco

En una base de datos: la TABLA guarda, la CONSULTA pregunta, el FORMULARIO enseña y deja tocar, y el INFORME imprime.

🤓 Curiosidad

La combinación de correspondencia es la herramienta estrella del auxiliar administrativo: con una carta modelo y una lista de pacientes se generan en segundos cientos de citaciones personalizadas.

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