🗂️ Tema 21: Clasificación y archivo de documentos. Ideas generales sobre el sistema de clasificación. Documentación de uso

Auxiliar Administrativo/a (Grupo Auxiliar de la Función Administrativa) · Servizo Galego de Saúde · Bloque II

Resumen

Un documento, para la ley gallega de archivos, es cualquier expresión oral o escrita, gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte, que se conserva como información o como prueba (Ley 7/2014, de archivos y documentos de Galicia, art. 4.2). La Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, da una definición parecida y excluye los ejemplares no originales de ediciones (art. 49.1). En el procedimiento administrativo, son documentos públicos administrativos los emitidos válidamente por los órganos de las Administraciones, que los emiten por escrito y a través de medios electrónicos (Ley 39/2015, art. 26.1).

Clasificar es agrupar los documentos según la estructura y las funciones de quien los produce. La unidad básica es la serie documental: documentos que testimonian una misma actividad, repetida en el tiempo y regulada por una misma norma de procedimiento (Ley 7/2014, art. 4.5). La gestión documental reúne identificación, evaluación, organización, descripción, conservación y servicio (art. 18.2). Evaluar es fijar los valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico de cada serie para decidir si se conserva o se elimina (art. 4.6), y ningún documento público puede eliminarse sin haber sido evaluado y seleccionado (art. 19.4).

En las instituciones sanitarias conviven dos tipos de documentación. La administrativa es la que genera la gestión del centro: solicitudes, registros de entrada y salida, contratos, nóminas, pedidos o expedientes de personal. La clínica es la que recoge la asistencia al paciente: la historia clínica y sus documentos (informes de alta, hojas de consentimiento, órdenes médicas, informes de pruebas). La historia clínica se estudia en el tema 9 con la Ley 41/2002 y la Ley gallega 3/2001; aquí importa que también es un conjunto documental que se clasifica, se custodia y se archiva.

El ciclo vital del documento marca las clases de archivo. Los archivos de gestión guardan los documentos de cada unidad mientras se tramitan y se consultan a menudo. Los centrales e intermedios reúnen los de toda una entidad para evaluarlos y dar acceso a ellos. Los históricos conservan los que tienen valor histórico y facilitan la investigación (Ley 7/2014, art. 13.2). Pasar los documentos de un archivo a otro es la transferencia, una entrega ordenada y relacionada por escrito que traslada también la responsabilidad de custodiarlos (art. 21.1).

El Sistema de Archivos de Galicia lo dirige la consellería competente en archivos y patrimonio documental, con dos órganos asesores: el Consejo de Archivos de Galicia y el Consejo de Evaluación Documental de Galicia (Ley 7/2014, art. 29.1). Dentro de él está el Sistema de Archivos de la Xunta: archivos de gestión en cada órgano, un archivo central en cada consellería, archivos generales territoriales en las provincias, el Archivo del Reino de Galicia, los históricos provinciales de Lugo, Ourense y Pontevedra y el Archivo de Galicia, con sede en Santiago, que es su cabecera (arts. 35 a 42).

El archivo electrónico. Cada Administración mantiene un archivo electrónico único con los documentos de los procedimientos finalizados (Ley 39/2015, art. 17.1). En Galicia, el Archivo Electrónico de la Xunta tiene dos partes. El Administrativo gestiona los expedientes electrónicos hasta que se eliminan o se transfieren. El del Patrimonio Documental guarda los documentos de conservación permanente (Ley 7/2014, art. 43). El registro electrónico general deja constancia de todo documento que entra o sale, con número, epígrafe, fecha y hora de presentación, interesado, órgano y contenido, y emite un recibo con fecha y hora (Ley 39/2015, art. 16).

Derecho de acceso. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de procedimientos terminados que custodia el Sistema de Archivos de Galicia, salvo las excepciones de la Constitución y las leyes (Ley 7/2014, art. 23.1). La denegación debe ser motivada (art. 23.4). Los límites caen, en general, a los treinta años de producirse el documento. Si hay datos personales que afectan a la seguridad, el honor, la salud, la intimidad o la imagen, se necesita el consentimiento del afectado o que pasen veinticinco años desde su muerte; si no se sabe la fecha, cincuenta años desde el documento (art. 23.5 y 6). La consulta directa es gratuita; las copias pueden tener tasa (art. 24).

Claves para el examen

• Serie documental: documentos de una misma actividad continuada, regulada en general por una misma norma de procedimiento (Ley 7/2014, art. 4.5).
• Gestión documental: identificación, evaluación, organización, descripción, conservación y servicio (Ley 7/2014, art. 18.2).
• Ningún documento público se elimina sin evaluación y selección previas (Ley 7/2014, art. 19.4).
• Documentos de titularidad pública: inalienables, imprescriptibles e inembargables (Ley 7/2014, art. 8).
• Archivos públicos: de gestión, centrales e intermedios, e históricos (Ley 7/2014, art. 13.2).
• Archivo de Galicia: intermedio e histórico, cabecera del Sistema, con sede en Santiago (Ley 7/2014, art. 42.1).
• Órganos asesores: Consejo de Archivos de Galicia y Consejo de Evaluación Documental de Galicia (Ley 7/2014, art. 29.1).
• Horario mínimo de los archivos del Sistema: 20 horas semanales (Ley 7/2014, art. 31.3.d).
• Acceso: límites hasta 30 años; datos personales sensibles, 25 años tras la muerte o 50 desde el documento (Ley 7/2014, art. 23).
• Consulta directa gratuita; copias y certificaciones, con tasa o precio público (Ley 7/2014, art. 24).
• Archivo electrónico único con los documentos de procedimientos finalizados (Ley 39/2015, art. 17.1).
• Copia auténtica = misma validez y eficacia que el original (Ley 39/2015, art. 27.2).

📚 Normativa del tema

• Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia (BOE-A-2014-10825, texto consolidado)
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE-A-2015-10565): arts. 16, 17, 26-28 y 70
• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE-A-1985-12534): arts. 49-58
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Sistema Español de Archivos (BOE-A-2011-18541)

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