🗂️ Tema 18: Las oficinas de asistencia en materia de registro
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Las oficinas de asistencia en materia de registro: funciones. Asistencia en el uso de medios electrónicos. Registro electrónico: normativa estatal básica y autonómica. Los sistemas de interconexión de registros (SIR). El Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3). Las herramientas electrónicas REGWEB y DISTRIBUCIÓN.
Resumen
El registro es la puerta de entrada de los documentos en la Administración. La normativa estatal básica está en la Ley 39/2015 (art. 16: cada Administración tiene un Registro Electrónico General; los documentos pueden presentarse en cualquier registro electrónico, en Correos, en consulados, en las oficinas de asistencia en materia de registros…; lo presentado en papel se digitaliza y se devuelve el original) y en el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (Real Decreto 203/2021, arts. 37-40 y 60). El Registro funciona todo el año, 24 horas, y los registros de todas las Administraciones deben ser plenamente interoperables. En las Illes Balears el registro se gestiona con las herramientas propias del Govern, enlazadas con las estatales.
Las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR) tienen naturaleza de órgano administrativo. Digitalizan y anotan en el registro los escritos en papel dirigidos a cualquier Administración, emiten el recibo con fecha y hora, expiden copias electrónicas auténticas, informan sobre identificación y firma electrónica, identifican o firman por el interesado no obligado cuando haya habilitación, practican notificaciones si el interesado comparece, comunican el código de identificación del órgano destinatario e inician el apoderamiento apud acta. Además, la Administración asiste en el uso de medios electrónicos a quien no está obligado a usarlos (art. 12 de la Ley 39/2015), incluso con un funcionario habilitado que firma por él.
Las interconexiones entre registros se hacen a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad. El Directorio Común (DIR3) es el inventario unificado de unidades orgánicas, oficinas y unidades de gestión económico-presupuestaria; en Baleares se replica en DIR3CAIB. REGWEB (REGWEB3) es la aplicación del Govern que gestiona los registros de entrada y salida según el estándar SICRES3 e intercambia asientos por SIR; genera un número de registro y un sello con oficina, fecha y hora. DISTRIBUCIÓN es el sistema de buzones que envía cada anotación al buzón de la unidad destinataria, identificado con su código DIR3.
Claves para el examen
- Registro Electrónico General en cada Administración (art. 16.1 Ley 39/2015); asientos por orden temporal.
- Lugares de presentación: registros electrónicos, Correos, representaciones diplomáticas y consulares, OAMR y otros que se establezcan.
- Documentos en papel: la OAMR los digitaliza y devuelve los originales.
- Registro electrónico: 24 horas, todos los días; en día inhábil cuenta la primera hora del primer día hábil.
- OAMR = órgano administrativo (art. 40 RD 203/2021): digitalizar, anotar, recibo, copias auténticas, información sobre firma, notificar al que comparece, código DIR3, apud acta.
- Funcionario habilitado: identifica o firma por el interesado no obligado que carece de medios; registro de funcionarios habilitados.
- SIR: interconexión entre registros, según el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
- DIR3: inventario unificado de unidades, oficinas y unidades de gestión económico-presupuestaria (DIR3CAIB en Baleares).
- REGWEB: registros de entrada y salida, estándar SICRES3, intercambio por SIR; número y sello de registro.
- DISTRIBUCIÓN: buzones por unidad orgánica, identificados con el código DIR3.
💡 Truco
Sigue el viaje de un papel: el ciudadano lo entrega en una OAMR, que lo digitaliza y le da recibo; REGWEB lo anota con número y sello; si va a otra Administración sale por SIR; si es del Govern, DISTRIBUCIÓN lo deja en el buzón de la unidad, que se identifica con su código DIR3.
🤓 Curiosidad
Si un documento registrado es tan grande que no cabe por el SIR, el Reglamento permite dejarlo en un repositorio de intercambio de ficheros y poner a disposición del destinatario el acceso en lugar de enviarlo.
📚 Normativa del tema
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE-A-2015-10565, texto consolidado)
- Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (BOE-A-2021-5032, texto consolidado)
- Govern de les Illes Balears, Portal de Administración Digital: Herramientas (DIR3CAIB, Distribución, PINBAL, REGWEB, Carpeta Ciudadana…)
- Govern de les Illes Balears, Portal d'Administració Digital: Esquema d'administració digital (en catalán)
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